Datasheet là gì?

Datasheet (hoặc data-sheet, spec sheet) là loại tài liệu mô tả tổng quan hiệu năng và các thông số kỹ thuật của danh mục một cách chi tiết để khách hàng hiểu rõ công năng của danh mục trước khi mua.

Bạn đang xem: Technical data sheet là gì

Thông thường người xem datasheet là những kỹ sư, nhà quản lý kỹ thuật của tổ chức, cũng khả năng là sinh viên thống kê.

Datasheet phù hợp với các danh mục công nghệ như linh kiện điện tử, máy móc, nguyên vật liệu, subsystem (như hệ thống điện), và đặc biệt là các phần mềm – software.

Hình dưới là mẫu datasheet của danh mục phần mềm an ninh mạng mà tôi đã viết:

Đôi khi, datasheet cũng được dùng bởi các kỹ sư thiết kế hiểu được vai trò của từng bộ phận trong một hệ thống lớn hơn.

Một datasheet được coi là tốt khi nó giúp khách hàng đánh giá được tính năng và độ phù hợp danh mục với mong muốn bản thân, hoặc có được những thông tin chi tiết mà họ muốn.

Vai trò của datasheet trong content marketing

Trong tiếp thị nội dung, datasheet và whitepaper đóng vai trò là nội dung then chốt ở đáy phễu marketing. Tương ứng với đó là giai đoạn đưa ra quyết định (decision stage) trong hành trình mua hàng (buyer’s journey). Datasheet giúp khách hàng hiểu được các tính năng, thông số kỹ thuật, ưu điểm của danh mục so với các danh mục khác trên thị trường. Qua đó, họ khả năng đưa ra quyết định xem liệu bản thân có thực sự quan tâm tới danh mục không, và có muốn một bản DEMO dùng thử hay không.

Một datasheet được coi là tốt khi nó cung cấp cho khách hàng những thông tin mà họ quan tâm.

Nhưng một datasheet xuất sắc sẽ khiến khách hàng quan tâm tới danh mục đúng theo cách mà nhà tiếp thị muốn.

Đó là lí do chính khiến cho datasheet mặc dù là một tài liệu kỹ thuật, nhưng ngày càng được chăm chút tỉ mỉ về phần nội dung, hình ảnh thay vì khô khan như trước đây.

mặc khác, không dễ gì để viết được một datasheet chỉn chu mà vẫn hấp dẫn. Những nhân viên kỹ thuật tuy hiểu chuyên môn nhưng giọng văn khô khan; nhân viên content tuy khả năng “phù phép con chữ” nhưng lại không hiểu về kỹ thuật.

Xem thêm: Chi Ủy Viên Là Gì ? Tổng Hợp Những Thông Tin Liên Quan Đến Cấp Ủy

Những chỉ dẫn dưới đây sẽ giúp các content marketer hoặc copy-writer viết được một datasheet chỉn chu, hấp dẫn.

Viết datasheet như thế nào?

Do datasheet là một tài liệu kỹ thuật bao gồm các số liệu và chỉ tiêu kỹ thuật của danh mục, nên giọng văn cần phải trung thực, mạch lạc, rõ ràng.

Bạn nhớ đừng nên dùng lối viết sáng tạo để viết datasheet.

Ngày nay, datasheet đã được chuẩn hóa trong nền công nghiệp máy tính, đến nỗi khiến người đọc luôn kỳ vọng một layout chi tiết, những thông tin chi tiết, được trình bày theo một cách chi tiết trong datasheet.

Việc viết nội dung sai lệch so với định dạng tiêu chuẩn khả năng khiến người đọc điều kiện trong việc tìm kiếm thông tin họ cần. chính vì thế, việc đầu tiên là hiểu rõ format của datasheet để viết hiệu quả nhất.

Xác định đối tượng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu (target audience) là yếu tố quan trọng đầu tiên cần thống kê trước khi viết datasheet (hay bất kỳ ấn phẩm content nào khác).

Hãy đặt câu hỏi: “Ai là người sẽ đọc datasheet này?”

Đó là một giám đốc kỹ thuật, hay kỹ sư trưởng dự án? Cũng khả năng là một CEO của công ty công nghệ đang đi tìm danh mục phù hợp cho công ty của mình.

Nếu bạn có nhiều danh mục khác nhau, hãy đảm bảo rằng cách bố trí nội dung của datasheet cho các danh mục đó đều tương tự nhau. Việc này giúp tạo sự thống nhất cho dòng danh mục và cho thương hiệu trong mắt khách hàng.

Protip: đừng quên chèn các nội dung nhận diện thương hiệu (logo, màu sắc) để tạo hiệu ứng tích cực cho brand nha!

Quy trình 8 bước viết datasheet

Dưới đây là quy trình chuẩn các bạn marketer khả năng áp dụng để viết datasheet cho danh mục công nghệ: